בקרה פנימית - מהי ?

בקרה פנימית הפכה לעניין חשוב על סדר היום עם התפתחות הכלכלה בשנים האחרונות וקריסת תאגידים רב לאומיים, אשר כתוצאה מכשלים בבקרות הפנימיות של הארגון, עלתה החשיבות לביצוע בקרה פנימית ארגונית. כתוצאה מכך מדינות רבות בעולם וביניהן ישראל, קבעו בחקיקה חובת מינוי מבקר פנימי בתאגידים מסוימים (חברות ציבוריות, בנקים, חברות ביטוח, חברות הכפופות לבקרה מבקר המדינה וגופים הממומנים באמצעות תקציב המדינה.

בקרה פנימית הינה כלל האמצעים והכלים המסייעים לארגון להשיג את יעדיו, ותורמת לקידום היעילות בארגון, הקטנת הסיכונים, שמירה על הנכסים והגברת אמינות הדיווחים להנהלה ולרשויות.

בקרה פנימית מהווה כלי ניהולי, המסייע להנהלה הבכירה בארגון, לקדם ולממש את יעדיו, לקדם את היעילות בארגון, להקטין את הסיכונים, לשמור על הנכסים להגביר את אמינות הדיווחים להנהלה ולרשויות. בקרה פנימית שזורה בכלל התהליכים הניהוליים בארגון ומבוצעת בידי אנשים ו/או מערכות ממוחשבות ו/או תהליכים מוגדרים.

נהוג להבחין בין שני סוגי בקרות פנימיות עיקריות :

בקרה מונעת (PREVENTIVE) – בקרה פנימית אשר נועדה למנוע תקלות בארגון.
בקרה מאבחנת (DETECTIVE)– בקרה פנימית המגלה מקרים של אי עמדה ביעדי הבקרה שנקבעו.

בקרות פנימיות יכולות להיות בקרות ידניות או בקרות אוטומטיות (המבוצעות ע"י מערכות מידע )

במסגרת בקרה פנימית ,עבודת המבקר הפנימי מוגדרת בתוכנית עבודה שנתית ומתעדכנת בהתאם לצורך הנקבע בארגון. בתום ביצוע בקרה פנימית, מגיש המבקר דו"ח הכולל את ממצאי הבקרה והמלצות לחיזוק נקודות התורפה בגוף המבוקר. כמו כן, בגופים המחויבים במינוי מבקר פנימי,  יכלול דוח הדירקטוריון גילוי בדבר אפקטיביות הבקרה הפנימית, ואילו הדוחות התקופתיים יכללו  חוות דעת של רואה החשבון המבקר  של התאגיד בנוגע לאפקטיביות הבקרה הפנימית על הדיווח הכספי בתאגיד ובדבר חולשות מהותיות שהתגלו.

שלבי העבודה בביצוע בקרה פנימית

• תכנון תהליך בקרה פנימית - מיפוי וכתיבת מסמך תכנון הלוקח בחשבון גם את מבנה החברה (פרטית, ציבורית, מאוחדת), לצורך עמידה בחוקים ותקנות וגם לצורך שילוב חברות בנות מהותיות בתהליך.
• תיעוד : 
  • תיעוד התהליכים העסקיים המהותיים מאוד/קריטיים בחברה
  • בניית מטריצות סיכונים ובקרות פנימיות קיימות בארגון לפני תהליך ביצוע בקרה פנימית ארגונית.
    
  • ניתוח הפערים ובחירת בקרות המפתח
    
• בדיקה והערכה של תכנון הבקרות הפנימיות הקיימות ואימות התהליך (walk through) מתחילתו ועד סופו תוך בדיקת אופן קיום הבקרות ואיסוף של תיעוד. אימות התהליך מאפשר הבנה וניתוח של סביבת העבודה ומאפשרת בנייה והטמעה של בקרות פנימיות חדשות, לפי הצורך.
• בדיקות אפקטיביות של בקרות המפתח (testing ) בין אם באמצעות תשאול, תצפית, בדיקה או בדיקה מחדש של כל התהליך תוך שימוש במקורות בלתי תלויים. במקרה של כשלון בבדיקת בקרות המפתח, נעדכן בקרות אלו ונבצע בדיקה זו מחדש.
• ריכוז הליקויים, הערכת רמת הליקויים ע"פ חומרתם (ליקוי, ליקוי משמעותי או חולשה מהותית), הערכת הסיכונים והסקת מסקנות.
• מתן חוות דעת על אפקטיביות בקרה פנימית קיימת בחברה.

בקרה פנימית מבצעים רק עם מומחים !

מאמרים רלוונטים בישראל: ביקורת פנימית במשרד התמ"ת , ביקורת פנימית